○郡山市文書等取扱規程
平成18年3月31日
郡山市訓令第7号
郡山市文書等取扱規程(平成3年郡山市訓令第2号)の全部を改正する。
目次
第1章　総則(第1条―第15条)
第2章　文書等の収受及び配布(第16条―第21条)
第3章　文書等の起案(第22条―第26条)
第4章　回議及び合議(第27条―第35条)
第5章　文書等の浄書及び施行(第36条―第43条)
第6章　文書等の整理及び保存(第44条―第60条)
第7章　総合行政ネットワーク文書の取扱い(第61条―第63条)
第8章　雑則(第64条・第65条)
附則
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この訓令は、別に定めるものを除くほか、文書等の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　本庁機関　郡山市行政組織規則(平成6年郡山市規則第6号)第3条に定める本庁機関をいう。
(2)　部　郡山市部設置条例(平成5年郡山市条例第38号)に定める部をいう。
(3)　課　郡山市行政組織規則第7条及び第8条に定める課及びこれに相当する機関をいう。
(4)　部長　部の長をいう。
(5)　課長　課の長をいう。
(6)　出先機関　郡山市行政組織規則第4条に定める出先機関をいう。
(7)　文書等　職務上作成し、又は取得した文書(図画、写真、マイクロフィルム等を含む。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。
(8)　電子文書　電磁的記録のうち、電子計算機による情報処理の用に供されるもの(文書の体裁に関する書式情報を含むものに限る。)をいう。
(9)　文書管理システム　電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決裁、保管、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理のシステムで総務部総務課(以下「総務課」という。)が所管するものをいう。
(10)　到達文書　郵送等により市の事務所に到達し、又は通信回路に接続した情報処理のシステム(以下「情報処理システム」という。)により市の電子計算組織に到達した文書等(現金、有価証券等が同封されている郵便物等、小包等を含む。)をいう。
(11)　収受　課及び出先機関(保健所にあっては、これに置かれる課及び出先機関)(以下「課等」という。)が、第2章に定める手続により到達文書を受領することをいう。
(12)　起案　事案の処理に当たって、決裁権者の決裁を受けるための原案を作成することをいう。
(13)　供覧　到達文書で意思決定の必要がないもの又は起案に当たり、あらかじめ指揮等を受ける必要のあるものを上司等の閲覧に供することをいう。
(14)　回議　事案の処理に当たって、その決裁を受けるため、直属の上司等を経て決裁権者に起案を回すことをいう。
(15)　合議　事案の処理に当たって、その内容が他の部又は課等に関係する場合において、その承認を得るため、起案を回すことをいう。
(16)　決裁　郡山市事務決裁規程(平成6年郡山市訓令第3号)に定める決裁をいう。
(17)　内部文書　本庁機関又は出先機関の内部又は相互において発信し、又は収受する文書等をいう。
(18)　対外文書　前号に掲げる以外の文書等で、発信し、又は収受するものをいう。
(19)　電子署名　電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置で、次に掲げる要件のいずれにも該当するものをいう。
ア　当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ　当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。
(20)　総合行政ネットワーク文書　総合行政ネットワークの電子交換文書システムにより交換される電磁的記録をいう。
(平20訓令6・平22訓令3・一部改正)
(文書等取扱いの原則)
第3条　文書等は、丁寧に取り扱い、その処理は正確かつ迅速に行い、常に取扱いの経過を明らかにしておかなければならない。
(用紙規格)
第4条　公文書(郡山市情報公開条例(平成13年郡山市条例第44号)第2条第2号の公文書をいう。)の用紙は、法令その他に定めがあるものを除くほか、原則として日本工業規格によるA列4番の大きさのものを用いる。
(総務課長の職務)
第5条　総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、文書等に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括し、課等の文書事務について随時調査し、又は報告を求め、常に能率的に行われるよう指導しなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(課長等の職務)
第6条　課長及び出先機関の長(以下「課長等」という。)は、担当における文書等の審査を行うとともに、文書等取扱いの原則に従い、文書事務の指導に努めなければならない。
(文書取扱責任者及び文書取扱主任)
第7条　課長等の文書事務を補佐させるため、課等に文書取扱責任者及び文書取扱主任を置く。
2　文書取扱責任者は、その課等の課長補佐をもって充てる。ただし、課長補佐を置かない課等にあっては、主任主査以上の職にある者のうちから課長等があらかじめ指定する者をもって充てる。
3　文書取扱主任は、その課等の庶務担当係長をもって充てる。ただし、係の置かれていない課等にあっては、主査以上の職にある者のうちから課長等があらかじめ指定する者をもって充てる。
4　課長等は、文書取扱責任者及び文書取扱主任を総務課長に報告しなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務)
第8条　文書取扱責任者は、課長等の命を受けて、課等における次に掲げる事務を処理するものとする。
(1)　文書等の収受、配布及び発送に関すること。
(2)　文書等の整理及び保管に関すること。
(3)　文書処理の促進及び文書処理状況の調査に関すること。
(4)　文書管理システムの運用管理に関すること。
(5)　総合行政ネットワーク文書の管理に関すること。
(6)　その他文書等の取扱いに関すること。
2　文書取扱主任は、課長等の命を受けて、文書取扱責任者の職務を補佐し、課等における次に掲げる事務を処理するものとする。
(1)　到達文書の受領及び配布に関すること。
(2)　文書等及び簿冊の引継ぎに関すること。
(3)　総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名に関すること。
(4)　その他文書等の取扱いに関すること。
(文書取扱補助員)
第9条　文書取扱責任者及び文書取扱主任の職務を補助させるため、課等に文書取扱補助員を置く。ただし、課長等が必要ないと認めたときは、置かないことができる。
2　文書取扱補助員は、課長等が庶務担当係の職員のうちからあらかじめ指定する者をもって充てる。ただし、係の置かれていない課等にあっては、課長等が職員のうちから指定する者をもって充てる。
3　課長等は、文書取扱補助員を総務課長に報告しなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(簿冊等)
第10条　文書事務の処理に関して定める簿冊等は、次に掲げるとおりとする。
(1)　親展文書収受簿(第1号様式)
(2)　電報収受簿(第2号様式)
(3)　書留等収受簿(第3号様式)
(4)　有価証券収受簿(第4号様式)
(5)　法令台帳(第5号様式)
(6)　公示簿(第6号様式)
(7)　令達簿(第7号様式)
(8)　議案番号簿(第8号様式)
(9)　浄書依頼票(第9号様式)
(10)　料金後納郵便物差出票(第10号様式)
(11)　郵便切手等使用簿(第11号様式)
(12)　文書引継目録(第12号様式)
(13)　保存文書基本台帳(第13号様式)
(14)　保存文書借覧請求書(第14号様式)
(15)　保存文書閲覧請求書(第15号様式)
(16)　秘密保存文書借(閲)覧請求書(第16号様式)
(17)　廃棄文書台帳(第17号様式)
(18)　保存期間延長申請書(第18号様式)
(公文の種類)
第11条　公文の種類は、次に掲げるとおりとする。
(1)　法規文
(2)　公示文
(3)　令達文
(4)　部内関係文
(5)　往復文
(6)　その他
2　公文の種類の区分、公文例式その他は、郡山市公文例規程(昭和40年郡山市訓令第6号)に定めるところによるものとする。
(法規文等の番号)
第12条　条例、規則及び訓令には、総務課において法令台帳により、それぞれ暦年による一連番号を付けなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(公示文の番号)
第13条　告示及び公告には、総務課において公示簿により、それぞれ会計年度による一連番号を付けなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(令達文の記号及び番号)
第14条　達、指令、通達及び依命通達には、担当課等において次条第1項第1号に規定する記号を付け、令達簿によりそれぞれ会計年度による一連番号を付けなければならない。
(往復文書の記号、番号等)
第15条　往復文の文書等(以下「往復文書」という。)には、会計年度に相当する数字の次に市名の首字、記号及び番号を付けるものとし、その記号及び番号は、次に定めるところによるものとする。
(1)　記号は、別表第1に定めるとおりとする。
(2)　番号は、担当課等において、文書管理システムにより会計年度による一連番号を取得する。
2　前項の規定にかかわらず、往復文書には、その事案の発端となった文書等を収受し、又は発信したときに取得した番号の枝番号を用いることができる。
第2章　文書等の収受及び配布
(到達文書の取扱い)
第16条　到達文書は、担当課等が直接受領する場合を除き、総務課において受領し、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1)　次に掲げるものを除き、配布先が明らかなものは、開封しないで担当課等に配布し、配布先が不明なものは、開封して配布先を確認し、必要に応じその余白に共通収受印(第19号様式その1)を押印し、担当課等に配布する。
ア　親展又は秘密の表示のあるもの
イ　電報又は特殊郵便物等(書留、内容証明、配達証明、特別送達又は特定記録の取扱いによる郵便物その他これらに類するものをいう。以下この条において同じ。)
(2)　前号アに掲げるものは、封筒の余白に共通収受印を押印し、親展文書収受簿に所要事項を記載のうえ、当該文書の名あて人に配布し、その受領印を徴する。ただし、市長又は副市長あてのものは総務部秘書課長(以下「秘書課長」という。)に、会計管理者あてのものは会計課長に、部長あてのものはその部内の連絡調整課の課長に配布し、その受領印を徴する。
(3)　第1号イの電報はその余白に、特殊郵便物等は封筒の余白に共通収受印を押印し、それぞれ電報収受簿又は書留等収受簿に所要事項を記載のうえ、担当課等の文書取扱主任に配布し、その受領印を徴する。
(4)　有価証券が同封されている到達文書は、有価証券収受簿に所要事項を記載のうえ、担当課等の文書取扱主任に配布し、その受領印を徴する。
(5)　2以上の課等に関係あるものは、最も関係が深いと総務課長が認める課等に配布する。
(平19訓令10・平20訓令6・平21訓令1・一部改正)
(郵便料等不足の処理)
第17条　料金の不足又は未払の郵便等による到達文書は、官公署から発送されたものその他本庁機関にあっては総務課長が、出先機関にあっては出先機関の長が必要と認めたものに限り、料金を支払い受領することができる。
(平19訓令15・平20訓令6・一部改正)
(配布文書の取扱い)
第18条　文書取扱責任者又は文書取扱主任は、第16条の規定により到達文書が配布されたときは、次に定めるところにより取り扱わなければならない。
(1)　文書は、すべて開封し、その余白に専用収受印(第19号様式その2)を押印し、当該文書の件名等を文書管理システムに記録する。ただし、共通収受印の押印があるものは、専用収受印の押印を省略する。
(2)　前号の規定にかかわらず、軽易なものは、専用収受印を押印後(共通収受印の押印があるものは、専用収受印の押印を省略する。)、当該事務を処理する係長(係の置かれていない課等にあっては主任主査若しくは主任技査、主任又は主査若しくは技査)に配布する。
2　配布された文書が当該課等の担当に属さないものは、直ちに総務課に返付しなければならない。
3　担当課等が到達文書を直接受領した場合は、第1項の規定に準じて取り扱うものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(ファクシミリ利用による取扱い)
第19条　ファクシミリに着信した電磁的記録は、出力した紙を到達文書とみなし、第16条及び前条の規定により取り扱わなければならない。
(電磁的記録の取扱い)
第20条　電磁的記録(前条のファクシミリで着信した電磁的記録を除く。)の受信は、情報処理システム又は文書管理システムを利用して行うものとする。
2　課長等は、前項の規定により受信した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認められるものを文書管理システムに記録するものとする。
(収受文書等の供覧)
第21条　収受した文書等は、課長等の閲覧に供し、次の各号のいずれかに該当するものは、直ちに上司に供覧しなければならない。
(1)　上司に、文書等の内容の迅速な伝達を必要とするもの
(2)　重要な文書等で、その処理に上司の指揮を必要とするもの
(3)　前2号に掲げるもののほか、上司の供覧を必要とするもの
第3章　文書等の起案
(文書等の起案)
第22条　事案の処理は、別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、文書管理システムに事案の内容その他の所要事項を入力し、起案した旨を記録する方法(以下「電子決裁起案」という。)により行うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムで回議することが困難な場合は、起案者が文書管理システムに事案の内容その他の所要事項を入力し、起案用紙(第20号様式)にそれらの事項を印刷する方法(以下「紙決裁起案」という。)により行うものとする。
3　前2項の規定にかかわらず、総務課長が簿冊で処理することが適当と認める事案の処理については、文書管理システムに所要事項を登録した後、一定の簿冊により行うことができる。
(平20訓令6・一部改正)
(起案の要領)
第23条　起案は、文書管理システムを用い、次に定めるところにより行わなければならない。
(1)　起案は、郡山市公文例規程並びに常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により、平易、簡潔、正確に表現しなければならない。
(2)　起案には、その内容を簡潔に表現する件名を入力し、公文の種類の区分に従い、当該起案の性質を表す語句をかっこ書きで表示しなければならない。
(3)　起案には、起案の主旨である伺文を入力し、表示しなければならない。
(4)　紙決裁起案の起案文を訂正したときは、その箇所に訂正印を押印しなければならない。
(5)　起案には、文書管理システムの起案の書式に従い、所要事項を入力しなければならない。
2　文書等の発信者名は、次に定めるところによるものとする。
(1)　対外文書は、市長職氏名を用いる。ただし、市名を必要とする文書等は、市名を用いる。
(2)　前号の規定にかかわらず、軽易な文書等は、部長職名又は課長等職名を用いることができる。ただし、部長職氏名又は課長等職氏名を必要とする文書等は、部長職氏名又は課長等職氏名を用いる。
(3)　内部文書及び対外文書のうち市の機関限りのものは、別に定めのあるもののほか、部長職名又は課長等職名を用いる。
3　起案には、完結に至るまで関係書類を添付しなければならない。
(平23訓令1・一部改正)
(取扱種別の表示)
第24条　起案には、必要に応じて秘密、重要、至急、親展、書留、配達証明、内容証明、市広報等掲載、議案、公印省略、文書管理システム、総合行政ネットワーク文書、ファクシミリ、電子メール等の別を文書管理システムに入力しなければならない。この場合において、紙決裁起案においては、当該入力事項を起案用紙の取扱区分欄に表示しなければならない。
(決裁区分)
第25条　起案には、郡山市事務決裁規程の定めるところにより、決裁区分を文書管理システムに登録しなければならない。この場合において、紙決裁起案においては、当該登録事項を起案用紙の決裁区分欄に表示しなければならない。
(起案の整備)
第26条　紙決裁起案による起案は、次に定めるところにより整備しなければならない。
(1)　2枚以上にわたる起案は、一つに束ねてつづること。
(2)　添付書類で小さいものは、中央部で左方をそろえ、又は起案用紙と同じ大きさの用紙の中央部に張り付けてつづること。
(3)　附属図面等は、適宜書類袋等に収めてつづること。
第4章　回議及び合議
(回議の順序及び決裁)
第27条　起案は、文書管理システムに、伺い文、第25条の決裁区分、回議の順序その他の所要事項を登録し、文書管理システム上で、承認者又は決裁権者が承認し、又は決裁する方法(以下「電子決裁」という。)で行うものとする。
2　前項の規定にかかわらず、課長等が必要と認めた場合には、前項の規定により文書管理システムに登録した起案を印刷した起案用紙の回議欄及び決裁欄に承認者又は決裁権者がその証印を押印する方法(以下「紙決裁」という。)で行うことができる。
3　起案者が回議中に起案を廃案にする場合は、既に当該起案について承認した者に通知しなければならない。
4　起案者が回議中に起案に誤りを発見した場合は起案を引き戻し、承認又は決裁を行う者が回議中に起案に誤りを発見した場合は起案者に起案を差し戻すものとする。
5　前項の規定により引き戻し、又は差し戻された起案は、起案者が起案を訂正した後、再度起案を回議しなければならない。
6　郡山市事務決裁規程の定めるところにより代決したときは、次に定めるところにより処理を行うものとする。
(1)　電子決裁で代決を行う場合は、文書管理システム上で代決の処理を行い、決裁権者は、決裁後に後閲を行うものとする。
(2)　紙決裁で代決を行う場合は、起案用紙の代決者の証印の上部に「代決」と朱字横書きし、その左部に「後閲」と朱字横書きし、事後速やかに決裁権者にその要旨を報告して決裁権者の証印を受けなければならない。ただし、定例又は軽易な事項については、この限りでない。
7　緊急を要する起案の回議又は合議において、承認者が不在のときは、当該事案に関して当該不在者の直近下位の者が代理承認をし、又は当該不在者の上司が発議を引き上げて承認(以下この項において「代理承認等」という。)をしたときは次に定めるところにより処理するものとする。
(1)　電子決裁で代理承認等をするときは、文書管理システム上で代理承認等を行い、当該不在者は、事後に後閲を行うものとする。
(2)　紙決裁で代理承認等をする場合は、起案の代理承認者の証印の上部に「代」と朱字横書きし、その左部に「後閲」と朱字横書きし、事後速やかに当該不在者にその要旨を報告して当該不在者の証印を受けなければならない。ただし、定例又は軽易な事項については、この限りでない。
8　紙決裁起案の決裁を受けたときは、起案用紙の決裁欄に決裁権者が決裁した年月日を記入しなければならない。
(合議の順序)
第28条　合議の順序は、次の各号に掲げる決裁の区分に応じ、当該各号に定めるとおりとする。
(1)　第25条の決裁区分のうち、市長、副市長及び部長　次に掲げる順序
ア　関係する課等が同一部内のとき　担当課長等を経て関係課長等
イ　関係する課等が他の部のとき　担当部長を経て関係部長及び課長等
(2)　第25条の決裁区分のうち、課長等　担当課長等を経て関係課長等
2　担当部長又は課長等は、合議を行う関係部長及び課長等に事前に協議するものとし、電子決裁又は紙決裁で承認を受けるものとする。
(平19訓令10・一部改正)
(総務課長等の審査)
第29条　対外文書(第3項の文書を除く。)は、担当課長等の回議を経た後、総務課長又はその指定する職員の審査を受けなければならない。
2　総務課長又はその指定する職員は、前項の審査の結果、法令、条例、規則、訓令等に抵触するもの又は訂正すべき箇所があると認められるものについては、必要な措置をとるよう求めることができる。ただし、様式、用字及び文体については、起案及び原稿の趣旨に反しない限り、適宜修正することができる。
3　前2項の規定にかかわらず、郡山市公印規程(昭和59年郡山市訓令第6号)第3条第1項に規定する公印のうち、総務課長以外の者が公印管理者である公印を押印して施行する文書は、それぞれの公印管理者又はその指定する職員において審査するものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(総務課長等への合議)
第30条　法規文、公示文、令達文(訓令、達、重要な指令及び通達に限る。)及び部内関係文のうち議案(予算案及びその附属文書を除く。)は、総務課長に合議しなければならない。
2　表彰状、感謝状、賞状及びあいさつ文で、市長職氏名、市長職名及び市名をもって発するものは、秘書課長に合議しなければならない。
3　陳情書及び要望書は、総合政策部政策調整課長に合議しなければならない。
4　公文書の開示及び個人情報の外部提供に関する文書並びに市広報等掲載文は、総合政策部広聴広報課長に合議しなければならない。
(平20訓令6・平22訓令3・一部改正)
(例規審査会への付議)
第31条　総務課長は、前条第1項の規定により合議を受けた事案のうち、条例、規則、規程等の制定、改廃及び市長の特命した事項に関するものは、郡山市例規審査会規程(昭和40年郡山市訓令第7号)の定めるところにより、郡山市例規審査会に付議するものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(起案の持回り)
第32条　秘密、重要、至急その他特別な取扱いを要する紙決裁起案による起案は、起案者又はその上司が持ち回って決裁権者の決裁を受けなければならない。
(原議の訂正等)
第33条　起案者は、決裁になった起案(以下「原議」という。)に誤りを発見したときは、次に定めるところにより訂正等を行うとともに、第27条第1項の回議順序に従い報告し、決裁権者の承認を受けなければならない。この場合において、合議した原議については、合議した関係部長及び課長等に報告しなければならない。
(1)　電子決裁による起案は、文書管理システムに登録された内容の訂正等を行い、再度登録しなければならない。
(2)　紙決裁による起案は、原議の訂正等をした箇所に訂正印を押印するとともに、文書管理システムに登録されている起案の訂正等を行い、再度登録しなければならない。
2　原議を廃案にし、又は施行を保留するときは、その理由を付し、前項の規定に準じ、決裁権者の承認を受けるとともに、回議又は合議の承認者に報告しなければならない。
(議案の取扱い)
第34条　議案の原議は、財務部財政課長(以下「財政課長」という。)に回付するものとする。
2　財政課長は、前項の規定による回付を受けたときは、議案番号簿により暦年による一連番号を付け、提案の手続をとらなければならない。
3　市議会議長から会議結果の報告があったときは、直ちにその結果を原議に記入のうえ、条例にあっては総務課に、その他のものにあっては担当課等に返付するものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(証明、閲覧等の処理)
第35条　証明書、謄本、抄本等の交付申請及び帳簿類の閲覧許可の申請は、担当課長等が定める証明簿等により処理しなければならない。
2　各種の証明書には、「証」の文字の次にそれぞれ会計年度による一連番号を付けなければならない。
第5章　文書等の浄書及び施行
(浄書の方法)
第36条　文書等の浄書は、原議に基づき担当課等において行うものとする。ただし、総務課に浄書を依頼するときは、浄書依頼票に原稿を添えて、総務課長が別に定めるところにより依頼するものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(公印)
第37条　発送する文書(書簡を除く。)には、郡山市公印規程に定めるところにより公印を押印しなければならない。
2　電子決裁起案によるときは公印の押印に関して所要事項を文書管理システムに登録したうえで押印し、紙決裁起案によるときは公印に関して所要事項を文書管理システムに登録し、原議の所定の欄にその旨を表示したうえで、押印しなければならない。
(公印の省略)
第38条　前条の規定にかかわらず、次に掲げる文書等は、公印を省略することができる。この場合において、文書管理システムに公印を省略する旨を登録し、第2号及び第3号に掲げる文書等にあっては、当該文書等に公印を省略した旨を表記しなければならない。
(1)　市の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)
(2)　他の公共団体の機関あてに発する往復文書(重要なものを除く。)
(3)　前2号に規定する機関以外のものあてに発する軽易な往復文書(照会、回答、依頼、通知、送付及び報告のうち、権利義務にかかわらない文書等で、課長等が軽易であると認めるものをいう。)
(発議の施行者)
第39条　発議を施行した者は、文書管理システムに当該発議を施行した年月日を登録しなければならない。この場合において、発議が紙決裁起案によるときは、原議の施行欄に施行した年月日を記入し、証印を押印しなければならない。
(文書等の発送)
第40条　担当課等は、郵送等で文書等を発送しようとするときは、発送に必要な手続をとり、直接発送の必要がある場合を除き、すべて総務課に回付しなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
第41条　総務課は、前条の規定により回付を受けたときは、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1)　郵便料金等の支払方法は、原則として料金後納とする。この場合、料金後納郵便物差出票に所要事項を記載しなければならない。
(2)　郵便切手又ははがきを使用して発送する場合は、郵便切手等使用簿に所要事項を記載しなければならない。
2　担当課等が直接発送する場合は、職員があて先に持参し引き渡す場合を除き、前項の規定に準じて行うものとする。
(平20訓令6・一部改正)
第42条　第38条各号に規定する文書等は、文書管理システム、総合行政ネットワークの文書交換システム、電子メール、ファクシミリ等により発送することができる。
(公印省略等の承認)
第43条　第38条第2号又は第3号に規定する文書等について、同条の規定により公印を省略する場合、前条の規定により文書管理システム、電子メール若しくはファクシミリにより発送する場合又は第62条第1項ただし書の規定により電子署名を省略する場合は、電子決裁起案によるものは文書管理システムにその旨を登録し、紙決裁によるものは決裁権者の承認を受けなければならない。
第6章　文書等の整理及び保存
(文書等の整理等)
第44条　文書等は、完結した文書等(以下「完結文書」という。)及び完結していない文書等に区分して整理し、常にその処理状況及び所在を明らかにしておかなければならない。ただし、電子文書は、文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。
2　重要な文書等は、非常時に際していつでも持ち出しできるよう、あらかじめ適当な措置を講じるとともに、紛失、火災、盗難等の予防に努めなければならない。
(文書等の持出)
第45条　文書等は、課長等の許可を得ないで庁外に持ち出し、部外者に示し、又は転写させてはならない。
(完結文書の保存年限等)
第46条　完結文書の保存年限(以下「保存年限」という。)及び編集色別は、次のとおりとする。
保存年限
編集色別
永年
赤色
10年
青色
5年
緑色
3年
黄色
1年
 　
2　完結文書を保存年限に基づいて保存する期間(以下「保存期間」という。)は、会計年度により整理するものにあっては、その完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算し、暦年により整理するものにあっては、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
3　保存年限が永年に属する文書等は、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1)　市の基本事項に関するもの
(2)　行政事務の重要施策に関するもの
(3)　例規及び令達に関するもの
(4)　市史の資料となるもの
(5)　市議会の提案議案、会議結果の報告及び決議書
(6)　職員の任免及び賞罰に関する書類並びに履歴書
(7)　予算、決算等の重要な財務に関するもの
(8)　市、市関係法人及び私人の権利義務に直接関係のあるもの
(9)　その他永年保存を必要とするもの
4　保存年限が10年に属する文書等は、前項に掲げるものを除くほか、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1)　市議会に関するもの
(2)　法令により施行又は処分した重要なもの
(3)　陳情、請願等に関する重要なもの
(4)　補助金に関する重要なもの
(5)　民事債権に関するもの
(6)　その他10年保存を必要とするもの
5　保存年限が5年に属する文書等は、前2項に掲げるものを除くほか、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1)　主な行政事務の施策に関するもの
(2)　行政執行上参考となる統計資料に関するもの
(3)　市税等各種公課に関するもの
(4)　決算の終わった金銭及び物品に関するもの(前項第5号に規定するものを除く。)
(5)　その他5年保存を必要とするもの
6　保存年限が3年に属する文書等は、前3項に掲げるものを除くほか、おおむね次に掲げるとおりとする。
(1)　一般行政事務に関するもの
(2)　その他3年保存を必要とするもの
7　保存年限が1年に属する文書等は、保存年限が永年から3年までに属する文書等以外の文書等とする。
(完結文書の保存分類)
第47条　完結文書の保存分類(以下「保存分類」という。)は、文書分類表(別表第2)に定めるとおりとする。
2　完結文書に関する簿冊名の追加等が生じた場合は、文書管理システムにより総務課長に申請し、承認を受けるものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(完結文書の編集及び製本)
第48条　電子決裁による完結文書は文書管理システムにより編集を行い、紙決裁による完結文書は担当課等において、次に定めるところにより編集し、製本しなければならない。
(1)　会計年度(暦年によるものは暦年)ごととすること。
(2)　事案が、2年以上にわたり継続し、完結したものは、その完結した日の属する年度(暦年によるものは年)とすること。
(3)　保存年限及び保存分類別に区分し、完結月日の順に整理して目次番号を付けること。この場合、同一事案については、その完結した日の文書が最上位になるようにすること。
(4)　事案が2以上の保存分類にわたる場合は、最も関係の深い保存分類にすること。
(5)　相互に関係のある事案で、その保存年限を異にする場合において、同一事案として編集することが適当なときは、長期の保存年限に編集すること。
(6)　附属図面等で成冊することが困難なものは、適宜、書類袋等に収め、又は結束して別に編集し、関係文書にその旨を記載すること。
(7)　保存年限が3年以上の文書の製本は、第46条第1項に規定する編集色別の表紙(第21号様式)を付け、完結年度、保存年限、保存分類及び所属課等名を記載すること。
(8)　分冊したものには、枝番号を付け、その保存分類を標記すること。
(9)　前各号により編集し、製本した文書には、文書索引目次(第22号様式)を付けること。
(完結文書の保管)
第49条　完結文書は、次の各号に掲げる文書等の区分に応じ、当該各号に定める期間、担当課長等が保管しなければならない。
(1)　本庁機関における保存年限が永年から5年までに属する文書等　次に掲げる期間
ア　会計年度編集によるもの　保存期間の最初の1年
イ　暦年編集によるもの　保存期間の最初の1年3月
(2)　本庁機関における保存年限が3年若しくは1年に属する文書等又は出先機関における文書等(以下「保管文書」という。)　保存期間の全部
(保存文書の引継ぎ)
第50条　担当課長は、前条第1号に規定する期間を満了するまで保管した完結文書(以下「保存文書」という。)の文書引継目録その他総務課長の指示する書類を、当該保管期間を満了した日の属する年度の翌年度の5月末日までに、総務課長に送付しなければならない。
2　担当課長は、保存文書を保存箱に収納し、総務課長の指定する期限までに引き継がなければならない。
3　担当課長は、前項の規定にかかわらず、事務処理上の規範となるもの及び担当課において保管する必要があるものは、総務課長の承認を受けて引き続き保管することができる。
4　担当課長は、第2項に規定する期限までに保存文書を引き継ぐことができないときは、総務課長の承認を受けなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(保存文書の審査)
第51条　総務課長は、前条第2項の規定により引継ぎを受けた保存文書の保存年限、保存分類、編集等の適否について審査し、かつ、文書引継目録と照合するものとする。
2　前項の規定により審査した結果、不適当と認めたときは、担当課長に返付し、修正させることができる。
(平20訓令6・一部改正)
(保存文書の管理)
第52条　総務課長は、第50条第2項の規定により保存文書の引継ぎを受けたときは、文書引継目録により保存文書基本台帳を作成するものとする。
2　総務課長は、保存文書を書庫に収納し、保管しなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(書庫の管理)
第53条　総務課長は、保存文書が適正に保存されるよう書庫を管理するものとする。
2　書庫の入室については、総務課長が別に定めるところにより入室許可を受けなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(保存文書の借覧及び閲覧)
第54条　保存文書の借覧をしようとする者は保存文書借覧請求書に、保存文書の閲覧をしようとする者は保存文書閲覧請求書に所要事項を記載して、総務課長に提出しなければならない。
2　秘密の取扱いをする保存文書の借覧又は閲覧をしようとする者は、秘密保存文書借(閲)覧請求書に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。
3　前2項の規定により借覧又は閲覧をする者は、保存文書を庁外に持ち出し、部外者に示し、若しくは転貸し、又は抜き取り、差し替え、若しくは添削してはならない。
4　第1項及び第2項の規定による保存文書の借覧期間は、7日を超えてはならない。
(平20訓令6・一部改正)
(保管文書の管理等)
第55条　担当課長等は、保管文書及び第50条第3項の規定により保管する文書(以下「継続保管文書」という。)について、常に職員がこれらを組織的に用いることができるよう適正に管理しなければならない。
2　出先機関の長は、必要があると認めるときは、保管文書のうち永年に属するものの引継ぎについて、総務課長に協議することができる。この場合において、当該協議により総務課長に引き継がれた文書等については、保存文書とみなす。
(平20訓令6・一部改正)
(保存文書の廃棄)
第56条　総務課長は、保存期間を満了した保存文書を廃棄するものとする。
2　総務課長は、前項の規定により保存文書を廃棄するときは、廃棄文書台帳を作成し、総務部長の決裁を受け、廃棄日時及び文書名の当該文書の担当課長等に通知するものとする。ただし、廃棄文書台帳は、相当する内容の目録の作成をもってこれに代えることができる。
3　総務課長は、第1項の規定により保存文書を廃棄する場合は、焼却、断裁その他の最善の廃棄処理方法をとらなければならない。
4　担当課長等は、保存期間を満了した保存文書について、法令等の改正その他の理由により保存期間を延長する必要があるときは、保存期間延長申請書を総務課長に提出し、1年を保存期間の延長の単位として、その承認を受けなければならない。
(平20訓令6・一部改正)
(保管文書の廃棄)
第57条　担当課長等は、保存期間を満了した保管文書又は継続保管文書を廃棄するものとする。
2　担当課長等は、前項の規定により保管文書又は継続保管文書を廃棄するときは、廃棄文書台帳を作成するものとする。ただし、廃棄文書台帳は、相当する内容の目録の作成をもってこれに代えることができる。
3　担当課長等は、第1項の規定により当該文書を廃棄する場合は、焼却、断裁その他の最善の廃棄処理方法をとらなければならない。
4　担当課長等は、保存期間を満了した保管文書又は継続保管文書について、法令等の改正その他の理由により保存期間を延長する必要があるときは、1年を単位として、保存期間を延長することができる。
(保存種別永年の保存文書の廃棄)
第58条　総務課長は、保存年限が永年の保存文書について、保存期間20年を経過したときは、継続して保存する必要があるかどうかを担当課長等に協議し、必要がないと認めるものは、第56条第1項の保存文書を廃棄する手続の例により廃棄するものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(歴史資料として価値ある文書の保存)
第59条　総務課長は、第56条第1項及び前条の規定により廃棄する文書のうち、歴史資料として価値があるものは、別に定める方法により保存するものとする。
(平20訓令6・一部改正)
(マイクロフィルム文書)
第60条　総務課長は、文書の保存を効率的に行うため、保存文書のうち、適当と認めるものについては、その文書を撮影したマイクロフィルム文書を、その文書に代えて保存することができる。
2　前項のマイクロフィルム文書の取扱いについては、郡山市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和55年郡山市訓令第8号)に定めるところによるものとする。
(平20訓令6・一部改正)
第7章　総合行政ネットワーク文書の取扱い
(総合行政ネットワーク文書の受信)
第61条　総合行政ネットワーク文書は、担当課等の文書取扱主任が受信する。
2　文書取扱主任は、前項の規定により受信した総合行政ネットワーク文書を、次に掲げるところにより処理する。
(1)　受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。
(2)　受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該総合行政ネットワーク文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。
3　前項の規定により受領通知を行った総合行政ネットワーク文書が当該課等の所属に属さないものについては、直ちに総務課に転送しなければならない。
4　前項の規定により転送された総合行政ネットワーク文書は、総務課において担当課等に配信する。
5　2以上の課等に関係がある総合行政ネットワーク文書は、最も関係が深いと総務課長が認める課等に配信する。
6　文書取扱主任は、総合行政ネットワーク文書(前2項の規定により総務課から配信された総合行政ネットワーク文書を含む。)を受信したときは、第20条の規定の例により処理する。
7　総合行政ネットワーク文書に係る受信及び送信については、文書取扱主任が不在のときに限り、文書取扱補助員がその職務を代理することができる。
(平19訓令10・平20訓令6・一部改正)
(電子署名の実施)
第62条　第37条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する総合行政ネットワーク文書については、電子署名をするものとする。ただし、軽易な総合行政ネットワーク文書については、電子署名を省略することができる。
2　総合行政ネットワーク文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する総合行政ネットワーク文書に当該文書に係る原議を添えて総務課長又はその指定する職員に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。
3　総務課長又はその指定する職員は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき総合行政ネットワーク文書を当該原議と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。
4　第1項ただし書の規定により電子署名を省略する場合は、電子決裁起案によるときは電子署名に関して所要事項を文書管理システムに登録したうえで回議し、紙決裁起案によるときは電子署名に関して所要事項を文書管理システムに登録し、起案の所定の欄にその旨を表示したうえで回議しなければならない。
5　第1項の電子署名を付与するために必要な事項については、別に定める。
(平19訓令10・平20訓令6・一部改正)
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第63条　総合行政ネットワークの文書交換システムにより総合行政ネットワーク文書を送信するときは、担当課等の文書取扱主任が送信するものとする。
2　前項の規定により送信された総合行政ネットワーク文書は、施行された文書等とみなす。
第8章　雑則
(勤務時間外に到達した文書等)
第64条　勤務時間外に到達した文書等の取扱いについては、郡山市職員服務規程(昭和40年郡山市訓令第3号)の定めるところによる。
(委任)
第65条　この訓令に定めるもののほか、本庁と行政センターとの文書送達の取扱いについては、別に定める。
附　則
(施行期日)
1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
(郡山市マイクロフィルム文書取扱規程の一部改正)
2　郡山市マイクロフィルム文書取扱規程(昭和55年郡山市訓令第8号)の一部を次のように改正する。
〔次のよう〕略
附　則(平成19年郡山市訓令第10号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附　則(平成19年郡山市訓令第15号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附　則(平成20年郡山市訓令第6号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附　則(平成21年郡山市訓令第1号)
この訓令は、平成21年3月1日から施行する。
附　則(平成22年郡山市訓令第3号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附　則(平成23年郡山市訓令第1号)
この訓令は、平成23年3月29日から施行する。

別表第1(第15条関係)
(平20訓令6・平22訓令3・一部改正)
部
課等
文書の記号
総務部
総務課
総
秘書課
秘
職員課
職
消防防災課
消
危機管理課
危
行財政改革推進課
行
総合政策部
政策調整課
政
まちづくり政策課
ま政
総合交通政策課
交
情報政策課
情
広聴広報課
広
財務部
財政課
財
管財課
管
契約課
契
工事検査課
工
税務部
市民税課
税
資産税課
資
収納課
収
市民部
市民協働推進課
協
男女共同参画課
男女
国民健康保険課
国
国保税収納課
国収
市民課
市
市民安全課
安
生活環境部
生活環境課
環
清掃課
清
廃棄物対策課
廃
保健福祉部
社会福祉課
社
障がい福祉課
障
長寿福祉課
長
介護保険課
介
保健所総務課
保総
保健所地域保健課
保地
保健所生活衛生課
保生
保健所検査課
保検
保健所食肉衛生検査所
保食
こども部
こども未来課
未
こども支援課
支
保育課
保育
農林部
農政課
農
営農推進課
営
農地林務課
農林
総合地方卸売市場管理事務所
市場
商工観光部
商工振興課
商
観光物産課
観
企業立地課
企
雇用労政課
雇
建設部
道路建設課
道
道路維持課
維
河川課
河
建築課
建
住宅課
住
都市整備部
都市計画課
都
まちなか整備課
ま整
区画整理課
区
公園緑地課
緑
開発建築指導課
指
下水道部
下水道総務課
下総
下水道建設課
下建
下水道維持課
下維
会計課
会
富田行政センター
富田行
大槻行政センター
大行
安積行政センター
安行
三穂田行政センター
三行
逢瀬行政センター
逢行
片平行政センター
片行
喜久田行政センター
喜行
日和田行政センター
日行
富久山行政センター
富久行
湖南行政センター
湖行
熱海行政センター
熱行
田村行政センター
田行
西田行政センター
西行
中田行政センター
中行

別表第2(第47条関係)
(平20訓令6・平22訓令3・一部改正)
文書分類表
文書分類総括表
大分類＼中分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
A
共通
総括
財務
文書
人事
 　 　 　 　 　 　 　 　
0
総務
総括
組織運営
文書
広聴統計
議会
選挙
教育
監査
公平
争訟
国民体育大会
工事検査
1
人事
総括
要員
任免
服務賞罰
給与
労務
研修
福利厚生
 　 　 　 　
2
財務
総括
予算
決算
出納
市税
税外
市債
工事
 　 　 　 　
3
管財
総括
財産
物品
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
4
民生
総括
援護救護
福祉施設
住宅
保険
労働
医療助成
年金
介護保険
人権
市民活動
後期高齢者医療
5
衛生
総括
保健衛生
環境衛生
予防衛生
清掃
生活衛生
医事
薬事
食品衛生
動物
病院
 　
6
経済
総括
商工
観光物産
 　
労政
消費者行政
 　 　 　 　 　 　
7
農林
総括
農政
農業振興
林政
農地
市場
 　 　 　 　 　 　
8
建設
総括
都市計画
区画整理
都市再開発
道路橋りょう
河川
公園緑地
下水道
建築
災害復旧
 　 　
9
公安
総括
戸籍
住民基本台帳
外国人登録
印鑑
防災
環境
安全
 　 　 　 　
大分類A　共通
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
総括
広聴広報
情報公開
 　 　 　 　 　 　 　
1
財務
総括
予算
決算
収入
支出
財産
物品
 　 　 　
2
文書
総括
文書管理
例規
 　 　 　 　 　 　 　
3
人事
総括
服務
給与
研修
福利厚生
 　 　 　 　 　
4
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
5
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
6
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
7
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類0　総務
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
市制
市史
市域
秘書交際
儀式表彰
市長会
公印
字界・字名及び地番の整理
 　
1
組織運営
庶務
法令
例規
事務管理
総合企画
国土利用計画
連絡調整
 　 　 　
2
文書
庶務
収受発送
保存廃棄
浄書印刷
情報公開
個人情報保護
 　 　 　 　
3
広聴統計
庶務
広報
広聴
市民相談
人口
商工業労働
経済
農林業
教育
各種統計
4
議会
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
5
選挙
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
6
教育
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
7
監査
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
8
公平
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
争訟
庶務
行政事件
民事事件
事故対策
 　 　 　 　 　 　
10
国民体育大会
庶務
企画
競技式典
施設
 　 　 　 　 　 　
11
工事検査
庶務
工事検査
工事積算
工事基準
 　 　 　 　 　 　
大分類1　人事
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
職務分析
服制
 　 　 　 　 　 　 　
1
要員
庶務
要員
現員
 　 　 　 　 　 　 　
2
任免
庶務
試験
採用
昇任降任
異動
休職復職
退職
 　 　 　
3
服務賞罰
庶務
就業
勤務評定
出張
時間外勤務
懲戒
 　 　 　 　
4
給与
庶務
昇給
報酬給料
諸手当
賃金
旅費
 　 　 　 　
5
労務
庶務
職員団体
安全衛生
公務災害
 　 　 　 　 　 　
6
研修
庶務
一般研修
監督者研修
専門研修
派遣研修
その他の研修
 　 　 　 　
7
福利厚生
庶務
退職年金
共済
保険
保健衛生
厚生組織
財形
 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類2　財務
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
財政計画
財政調査
財政公表
 　 　 　 　 　 　
1
予算
庶務
当初予算
補正予算
執行管理
 　 　 　 　 　 　
2
決算
庶務
作表
資料
 　 　 　 　 　 　 　
3
出納
庶務
資金
収納
支払
基金
歳入歳出外現金
過誤納還付
出納委任
備品
 　
4
市税
庶務
市県民税
固定資産税
軽自動車税
国民健康保険税
諸税
収納整理
滞納金
特別土地保有税
事業所税
5
税外
庶務
補助金
交付金
交付税
譲与税
寄附金
滞納金
 　 　 　 　 　
6
市債
庶務
計画
公募債
償還
一時借入
 　 　 　 　 　
7
工事
庶務
入札
契約
 　 　 　 　 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類3　管財
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
車両管理
庁舎管理
 　 　 　 　 　 　 　
1
財産
庶務
土地
建物
工作物
有価証券
基金
財産区
寄附
その他財産
 　
2
物品
庶務
消耗品
備品
燃料
原材料
医療用品
車両
諸用品
印刷製本
役務費
3
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
4
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
5
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
6
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
7
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類4　民生
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
0
総括
庶務
募金
社会福祉法人
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
1
援護救援
庶務
生活保護
母子福祉
老人福祉
身体障害者福祉
知的障害者福祉
戦傷病者
戦没者遺族
援護資金
引揚者援護
児童福祉
支援費・障害者自立支援制度
青少年
2
福祉施設
庶務
保育所
助産施設
児童福祉施設
母子施設
老人施設
更生園
身体障害者福祉センター
児童厚生施設
障害者福祉施設
 　 　
3
住宅
庶務
住宅経営
入退者
管理
東部ニュータウン
特定優良賃貸住宅
 　 　 　 　 　 　
4
保険
庶務
資格
給付
保健指導
 　 　 　 　 　 　 　 　
5
労働
庶務
就労
賃金
工事
福利
 　 　 　 　 　 　 　
6
医療助成
庶務
老人
乳幼児
重度心身障害者
母子家庭
 　 　 　 　 　 　 　
7
年金
庶務
拠出制国民年金
無拠出制国民年金
児童手当
父子世帯児童手当
特別児童介護手当
福祉手当
特定疾患患者福祉手当
特別障害者手当
特別障害給付金
 　 　
8
介護保険
庶務
資格
給付
認定
保険料
地域支援
 　 　 　 　 　 　
9
人権
庶務
男女共同参画
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
10
市民活動
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
11
後期高齢者医療
庶務
資格
給付
保険料
 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類5　衛生
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
検査
国立病院跡地利用
 　 　 　 　 　 　 　
1
保健衛生
庶務
衛生教育
献血
歯科
母子衛生
栄養
精神衛生
老人保健施設
老人保健
老人医療
特定疾患
 　
2
環境衛生
庶務
許認可
処分
墓地
火葬場
 　
そ族こん虫駆除
 　
し尿
簡易水道
3
予防衛生
庶務
感染症予防
結核予防
 　
診療治療
 　 　 　 　 　
4
清掃
庶務
施設
塵芥
 　 　 　 　 　 　 　
5
生活衛生
庶務
環境衛生営業
特定建築物
プール
給水施設
温泉
化製場
 　 　 　
6
医事
庶務
医療法
医師法
施術所
技工所
医療監視
救急医療
 　 　 　 　 　
7
薬事
庶務
薬事法
薬剤師法
監視指導
販売許認可
毒物劇物乱用防止
衛生検査所
 　 　 　 　
8
食品衛生
庶務
食品
調理師
製菓衛生師
と畜
食鳥処理
 　 　 　 　 　
9
動物
庶務
動物愛護
畜犬
 　 　 　 　 　 　 　
10
病院
庶務
病院管理
財産
 　 　 　 　 　 　 　
大分類6　経済
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
計量
融資
 　 　 　 　 　 　 　
1
商工
庶務
振興
工場誘致
運輸通信
鉱業採石
エネルギー
工業団地
産業再配置
 　 　
2
観光物産
庶務
開発整備
宣伝
施設
温泉事業
物産振興
コンベンション
 　 　 　
3
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
4
労政
庶務
労働相談
雇用対策
労働福祉
勤労者福祉
 　 　 　 　 　
5
消費者行政
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
6
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
7
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類7　農林
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
1
農政
庶務
農業構造改善
特定地域開発
農業振興地域
水田農業対策
農業団体
流通業務団地開発
 　 　 　
2
農業振興
庶務
農業改良
園芸特産
畜産
 　 　 　 　 　 　
3
林政
庶務
林業振興
造林
治山林道
林業構造改善
森林公園
 　 　 　 　
4
農地
庶務
調査開発
ほ場整備
施設管理
国土調査
集落排水
 　 　 　 　
5
市場
庶務
業務許可
施設管理
市況統計
 　 　 　 　 　 　
6
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
7
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類8　建設
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
0
総括
庶務
施工業者
施工管理
 　 　 　 　 　 　 　 　
1
都市計画
庶務
計画調査
都市計画街路
開発行為
住民表示
字界・字名及び地番の整理
屋外広告
都市景観
駐車場
風致地区
中心市街地活性化
2
区画整理
庶務
計画調査
事業
換地
 　 　 　 　 　 　 　
3
都市再開発
庶務
計画調査
事業
権利変換
都市開発資金
 　 　 　 　 　 　
4
道路橋りょう
庶務
計画調査
施工
施設管理
駅前広場
 　 　 　 　 　 　
5
河川
庶務
計画調査
施工
施設管理
 　 　 　 　 　 　 　
6
公園緑地
庶務
計画調査
施工
施設管理
 　 　 　 　 　 　 　
7
下水道
庶務
計画調査
施工
施設管理
下水道使用料
下水道受益者負担金
 　 　 　 　 　
8
建築
庶務
計画調査
施工
住居表示
 　 　 　 　 　 　 　
9
災害復旧
庶務
施工
 　 　 　 　 　 　 　 　 　
大分類9　公安
中分類＼小分類
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
0
総括
庶務
自動車臨時運行
市民施設
直接請求
公的個人認証サービス
 　 　 　 　 　
1
戸籍
庶務
届出登録
編成記録
身分
証明閲覧
埋火葬
 　 　 　 　
2
住民基本台帳
庶務
届出登録
証明閲覧
 　 　 　 　 　 　 　
3
外国人登録
庶務
届出登録
 　 　 　 　 　 　 　 　
4
印鑑
庶務
届出登録
証明
 　 　 　 　 　 　 　
5
防災
庶務
常備消防
非常備消防
水防
消防防災施設
災害対策
天気相談
国民保護
 　 　
6
環境
庶務
大気汚染
水質汚濁
騒音振動
悪臭
公害苦情
土壌
環境保全
環境整備
ダイオキシン類
7
安全
庶務
交通安全
交通災害共済
防犯
 　 　 　 　 　 　
8
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　
9
 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　

第1号様式(第16条関係)

親展文書収受簿

月日

名あて人

発信人

受領印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とする。

第2号様式(第16条関係)

電報収受簿

月日

発信人

受領時間

種別

名あて人

配布時間

受領印

備考

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

午前　時　分

午後　時　分

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とし、横長にして用いること。

第3号様式(第16条関係)

書留等収受簿

月日

取扱番号

名あて人

発信人

区別

取扱者印

受領印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とする。

第4号様式(第16条関係)

有価証券収受簿

月日

金額

有価証券種類

有価証券記号番号

摘要

発信人

取扱者印

受領印

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とする。

第5号様式(第12条関係)

法令台帳

番号

題名

公布年月日

施行年月日

担当課

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とする。

第6号様式(第13条関係)

公示簿

番号

件名

公示年月日

公示期間

担当課

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とし、横長にして用いること。

第7号様式(第14条関係)

令達簿

令達番号

令達月日

件名

令達先

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とし、横長にして用いること。

第8号様式(第14条関係)

議案番号簿

議案番号

担当課名

議案名

可否決の別

摘要

取扱者印

提出月日

可否決の年月日

　

課

　

　

　

　

月　日

年　月　日

　

課

　

　

　

　

月　日

年　月　日

　

課

　

　

　

　

月　日

年　月　日

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とし、横長にして用いること。

第9号様式(第36条関係)
(平22訓令3・全改)

浄書依頼票

課

電話

職名

氏名

件名

申込　　月　　日　　時

原稿提出　　月　　日　　時

完成希望　　月　　日　　時

区分

□印刷　□パソコン・写植(表紙・一部・全部)　□横断幕・垂れ幕

□写真網分解　□丁合　□紙折　□穴あけ　□断裁　□用紙払出し

□ミシン　□製本　□ノンブル(ページ)　□筆耕(毛筆)

規格

印刷方法

原稿枚数

仕上がり数

使用用紙

A4

□片面刷

□両面刷

枚

　　部・枚

中身

(再生紙)

□普通紙【白】

□中厚口【色紙】

□特厚口【色紙】

□その他

(　　　　　　　)

　

□片面刷

□両面刷

枚

　　部・枚

変形

縦×横(mm)

□片面刷

□両面刷

枚

　

(　×　)

　　部・枚

筆耕

□賞状・表彰状

□感謝状

(金額　　　　　円)

□名入れ

□その他

(　　　　　　　　)

　　　　枚

表紙

(再生紙)

□普通紙【白】

□中厚口【色紙】

□特厚口【色紙】

□その他

(　　　　　　　)

インク色

□黒　　□その他(　　　　　　)

保存原版

□有　　□無

用紙持込

　　　　　　枚

(　　　　　　)

公印印刷

□有(黒　・　赤)

□無

写真

JPEG・PDF画像可

　　　　　　枚

(　　　　　　)

公印寸法

□原寸

□縮小(　　　　　　　　mm)

校正

□有(　　　　校)

□無

　校正者

(　　　　　　　)

製本方法

□のり　　□天のり

□針金　　□クロステープ

□その他(　　　　　　　　　　　)

紙折

□2ツ折　□3ツ折

□4ツ折

□見本有

とじ方

□有(左・右・上)　　　　　　箇所

□無

横断幕

垂れ幕

　mm巾×　m　枚

　　　×　　　枚

穴あけ

□有(左・右・上)　　　　　　穴

□無

使用場所

　

承認

文書係長

印

文書係員

印

受領　　月　　日

氏名

用紙払出し

用紙

　

備考

　

規格

　

　

色

　

　

枚数

　

　

第10号様式(第41条関係)

料金後納郵便物差出票

　　　　　　年　　月　　日　　　　　　課

郡山市　印　　

郵便物の種類

特殊取扱の種類

量目別

個数

1個の料金

合計料金

摘要

　

　

g

以内

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

g

以内

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

g

以内

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

g

以内

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とし、横長にして用いること。

第11号様式(第41条関係)

郵便切手等使用簿

月日

発信課

使用者印

あて先及び用件

受

払

残

切手(枚数)

はがき

切手(枚数)

はがき

切手(枚数)

はがき

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

円

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とし、横長にして用いること。

第12号様式(第50条、第51条、第52条関係)
(平20訓令6・一部改正)

文書引継目録

完結年(度)

年度

機関コード

　

機関名

　

引継件数

　

引継箱数

　

　

大分類

中分類

小分類

簿冊名

保存年限

満了年(度)

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　上記の保存文書の引継目録を送付します。保存文書は、指定の期限までに引き継ぎます。

　なお、保存文書の保存期間が満了した後、廃棄願います。

　　　　　　年　　月　　日

　総務部総務課長

担当課長　　　

備考　引継箱数の欄には、完結年(度)別の引継箱数の合計を記入すること。

第13号様式(第52条関係)
(平20訓令6・一部改正)

保存文書基本台帳

完結年(度)

大分類

中分類

小分類

簿冊名

件名

保存年限

廃棄年度

フィルム番号

コマ番号

ボックス番号

ロケーション番号

所属コード

件名備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

第14号様式(第54条関係)
(平20訓令6・全改)

　保存文書借覧請求書

保存文書借覧請求書

所属コード　　　　　　　　　　　　　　文書番号

完結年度　　　　　　　　　　　　　　　廃棄年度

機関コード　　　　　　　　　　　　　　更新年月日

大分類コード

中分類コード

小分類コード

薄冊名管理番号

保存種別　　　第　　　種

件名

件名備考

ボックス番号

ロケーション番号

撮影年月日　　　　　　　　フィルム番号　　　　　　　　　　コマ番号

貸出日　　　　　　　　　年　　月　　日

返却予定日　　　　　　　年　　月　　日

所属

電話番号

職

氏名

書庫鍵返却確認

印

確認

年　　月　　日

文書係

印

書庫鍵返却確認

印

借覧文書返却日

年　　月　　日

文書係

印

　備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とする。

第15号様式(第54条関係)
(平20訓令6・全改)

　保存文書閲覧請求書

保存文書閲覧請求書

所属コード　　　　　　　　　　　　　　文書番号

完結年度　　　　　　　　　　　　　　　廃棄年度

機関コード　　　　　　　　　　　　　　更新年月日

大分類コード

中分類コード

小分類コード

薄冊名管理番号

保存種別　　　第　　　種

件名

件名備考

ボックス番号

ロケーション番号

撮影年月日　　　　　　　　フィルム番号　　　　　　　　　　コマ番号

※複写コマ枚数　　　　　　　　　　　枚

複写コマ番号

貸出日　　　　　　　　　年　　月　　日

返却予定日　　　　　　　年　　月　　日

所属

電話番号

職

氏名

書庫鍵返却確認

印

借覧文書返却日

年　　月　　日

文書係

印

　※の項目には複写枚数を記入すること。

　備考　用紙の大きさは、日本工業規格A列4番とする。

第16号様式(第54条関係)
(平20訓令6・一部改正)

秘密保存文書借(閲)覧請求書

秘密保存文書借(閲)覧請求書

年　　月　　日　

　

総務部総務課長

総務課長補佐

文書係長

文書係

担当課長

　

　

　

　

　

　

借覧

閲覧

者

　　　　課　　職名　　　　氏名　　　　　　　　　　印　

　次の文書を

借覧

閲覧

したいのでよろしいか伺います。

(理由)

　

完結年(度)

簿冊名

格納場所

返付予定年月日

返付年月日

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

第17号様式(第56条関係)
(平20訓令6・一部改正)

廃棄文書台帳

部

　

課

　

　

完結年(度)

大分類

中分類

小分類

簿冊名

保存年限

ボックス番号

廃棄年度

備考

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

第18号様式(第56条関係)
(平20訓令6・一部改正)

保存期間延長申請書

年　　月　　日　

　総務部総務課長

担当課長　　　

　

保存期間延長申請書

　

　次のとおり本年度廃棄予定の保存文書の保存期間延長を申請します。

　

完結年(度)

大分類

中分類

小分類

簿冊名

保存年限

ボックス番号

延長理由

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

　

備考　延長理由の欄には、延長を必要とする理由(法令、監査、検査関係等)を具体的に記入すること。

第19号様式

その1(第16条関係)

その2(第18条関係)

イメージ

イメージ

共通収受印

専用収受印

第20号様式(第22条関係)
(平19訓令10・平20訓令6・一部改正)

起案用紙

　

目次番号

　

収受

・　　・

取扱区分

発信元番号

　

起案

・　　・

　

文書番号

　

決裁

・　　・

令達等番号

　

施行

・　　・

開示区分

　

処理期限

・　　・

不開示理由

　

発信元文書の日付

・　　・

保存年限

　

分類名

　

簿冊名

　

起案者

　

職氏名

印　

(電話：　　　　　　　)　

決裁区分

　

審査

公印

施行

　

　

　

市長

副市長

部長

次長

課長

課長補佐

係長

係員

　

　

決裁

　

　

　

　

　

　

　

合議

　

　

　

　

　

　

あて先

　

発信者名

　

件名

　

公開件名

　

伺文

(根拠法令)

　

第21号様式(第48条関係)
(平20訓令6・一部改正)

(表紙)

完結年(度)

年(度)

　

第　　　　　号

(　　　　　　　　　)

大分類

中分類

小分類

簿冊名

　

　

　

　

簿冊名

　

保存年限

廃棄年度

備考

　

　

　

所属課等

　

第22号様式(第48条関係)
(平20訓令6・一部改正)

文書索引目次

完結年(度)

大

中

小

簿冊名

保存年限

担当課等名

所属コード

ボックス番号

　

　

　

　

　

　

　

　

　

目次番号

件名

(最大75文字)

備考

(最大30文字)